最近あらゆるサービスの予約がシステム化され、旧来のような従業員が手書きでメモ帳やスケジュール表を埋めていくというケースは非常に少なくなってきています。確実な管理ができるのと整然とした見やすさ、予約する方の利便性を考えると旧来の方法だとかなり問題が出ることがあるからです。そのような経緯もあり、予約管理システムが非常に利用されるようになってきたのです。

今回、この予約管理システムについての概要や無料で作り出す方法、出来上がったテンプレートについても触れながら予約管理システムについてお話ししていきます。


 

予約管理システムって何?

そもそも予約管理システムとは何でしょうか。予約管理システムとは名前の通り、電話やFAX、店舗内での口頭の予約、メールやサイトから直接予約すると言ったあらゆる予約を一つにまとめて管理してくれる仕組みのことです。このシステムを導入することによって様々な恩恵があります。予約情報を一つに管理することによる予約状況の整理やスケジュールが立てやすくなるというメリット、ネットで予約する場合顧客に情報を入力してもらえば、利用する顧客の情報収集もできます。

また、メールアドレスを入力してもらえば予約日や予約時間が近づいてきたら連絡を入れてくれるのでキャンセルの抑制にもつながります。またネットでの予約に対応しているので、深夜や早朝など店舗の営業時間外や企業の勤務時間外であっても24時間対応してくれます。こういった予約に特化したシステムではあるのですが、機能を拡張させれば顧客キャンペーン告知などの一斉メール配信を行ってくれたり、予約管理システムに蓄積されたデータをもとに顧客の分析を行ってくれるということもやってのけることができます。

そんな予約管理システムですが、ネットで展開する場合様々な予約画面のタイプがあります。

主なものは時間、時間割、日割り、カレンダーと言ったものです。時間によるものは文字通りサロンや歯科クリニックなどの時間ごとの予約画面が表示されるもので、顧客は開いている日時の所へ予約を入れることが可能で広く使われているタイプです。時間割はそれが発展したもので予約した中に更にメニューを入れることができます。例えばサロンの予約であれば全身エステなのか、あるいは局所エステなのかと言った形で具体的な予約ができます。日にちのみを指定するものもあります。

これは主に一日貸切る形が想定されるもの、例えば宿泊の予約や物品のレンタルなどの予約管理に適しています。最後のカレンダータイプですが、イベントやセミナータイプとも呼ばれています。カレンダーに予約を入れていく形式で、日にちをまたいで予約がいるもの、タイプの名前の通り、セミナーやイベントの予約に適したものです。

こういった様々なタイプのシステムを利用して予約を管理し、時に分析や販促を行うツールとしても活躍してくれるのが予約管理システムです。


 

費用はかけたくない!予約管理システムを無料で作るには

予約管理システムは前の項目でお話しした通り、機能を拡張させると非常に高度なシステムにもなります。そのため、多くの予約管理システムは有料版で、月額いくらというように課金する方式が多いのが現状です。

また無料で調べても多くはそれの無料体験版で、基本的に機能が制限されていたり、件数や利用日数に制限がかけられているものがほとんどです。

非常に優秀な管理システムなので、有料なのは仕方がないのですが、どうしても無料で作りたいのであれば手段は大きく2つあります。

ひとつはワードプレスでホームページを作り、無料の予約管理システムのプラグインを埋め込むというものです。プラグインとはソフトウェアに機能を追加するプログラムのことで、この場合ワードプレス用の予約管理システムの機能を追加するプログラムのことを指します。このプラグインを見つけてきて追加するという方法です。

もうひとつつは無料ホームページサービスに予約システムがあるのでそれを利用するという方法です。これはWIXと呼ばれる無料ホームページのサービスで予約管理システムも追加することができます。

このような方法の他、有料版の制限がついたものであっても予約100件、顧客登録500件までという個人の店では十分な制限内のものもあるので試してみても良いと言えます。また、探せばyoyakutと言った完全無料のものもあります。


 

あらかじめ出来上がったものが欲しい予約管理システムのおすすめテンプレート

予約管理システムをなるべく簡単に導入したいのであれば、テンプレートがおすすめです。飲食店やサロン、医療や職業のジャンルなど様々なテンプレートが用意されているものやもちろんカラーだけのシンプルなものもあります。そんなテンプレートが豊富な予約管理システムのサービスが二つあります。

1つはeReserve(イーリザーブ)です。簡単、本格的な予約管理ができ、テンプレートも冒頭のように豊富に取り揃えています。

もう一つがSELECTTYPE(セレクトタイプ)です。貴重な無料のテンプレートが多くそろえられていますが、広告付きで商用利用したい場合は広告を解除した有料版がおすすめです。

 

まとめ

予約管理システムを入れると予約管理が非常に楽になります。もし予約管理に問題を抱えている方がいれば、そういった予約管理システムの導入をおすすめします。きっと劇的な業務効率化が期待できるはずです。