大学生や社会人になると何かと印鑑が必要になります。今や、100円均一や文房具屋でも安価で簡単に印鑑が買える時代になりました。しかし、時折この100円均一など安価で買った大量生産の印鑑で大丈夫なのだろうかと不安になっていたり、社会人になって結婚をしたり会社を企業したりする時になって印鑑にまつわる書類に悩まされている方が多いのではないでしょうか。そんな方に、意外と知らない印鑑の便利な進化と使い方についてご紹介していきます。

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どんな印鑑が最適なのか知識のおさらい

まずは、印鑑の基本的な知識をおさらいしていきましょう。印鑑には、3種類あります。実印と銀行印、認印・仕事印です。実印は、市区町村役所へ印鑑登録を済ませ印鑑証明書を受けた印鑑のことをさします。印鑑証明書については聞いたことはあるけれどよくわからないという方が多いので他の項目で詳しくご説明していきます。この実印は、金融機関でお金を借りたり、ローンを組んだり、土地や建物の売買契約を結ぶ時に必要になったり、企業をしたり、公文書を作成する時に使用する印鑑です。

この実印はとても重要な書類に使用されるものなので、100円均一や格安で印鑑に彫ってある文字の書体に違いがないものは使用してはいけません。次に、銀行印です。銀行印はそれ専用の書体や大きさがあるものではなく、銀行口座を作成する時に登録する印鑑のことを指します。他に複数の印鑑を持っている場合は、同じ苗字が彫ってあっても書体や大きさが違えば貯金していたお金が下ろせなくなってしまうので、銀行印として登録した印鑑には忘れないようにケースにシールを貼ったりしてわかりやすくして保管しておくことをおすすめします。最後に認印・仕事印に関しては、特に印鑑の書体や大きさが変わっても問題なく使用することができます。このため、100円均一や安価な印鑑で問題ありません。


 

意外と知らない印鑑の便利な進化!その名も電子印鑑


先ほどまでは、一般的に使用されている細長くて丸い印鑑についてご紹介してきました。

しかし、今や印鑑は電子化して使用することができるように便利な進化を遂げている事実をご存知でしょうか。近年では、重要書類は紙媒体で作成されて提出することが一般的でしたが、ネット社会となり一部の重要書類も電子媒体で作成され取り扱われるようになりました。これに伴い、印鑑も電子化されたものが誕生したのです。2005年4月1日から「e-文書法」という法律の中でも、契約書を含む一部の文書の電子化が有効となっていて電子化した契約書で締結された契約も正式なものとして認められるようになり、そこで使用された電子印鑑も効力は有効であるとされるようになりました。これからビジネスシーンで活発に用いられてくる可能性が高くあります。この電子印鑑ですが、実は2種類に分かれます。1種類目は、印鑑の印影を画像化した電子印鑑です。

これは、内容を確認しましたなどといった特に重要ではないけれど承認の印鑑が必要だという時に使用します。この印鑑の印影を画像化した電子印鑑では簡単に複製できてしまうので、使用する場面に注意してください。この種類の電子印鑑は、無料のソフトで作成することも可能です。検索ワードに「電子印鑑無料ソフト」もしくは「電子印鑑作成ソフト」などと入れて検索すると見つけることができます。2種類目は、印影のデータに作成者や使用者、いつ捺印したかという情報が記録されたタイムスタンプなどのデータが保存してある電子印鑑です。こちらは、ただ画像化されたものに比べしっかりと誰がいつ捺印したのかがはっきりデータで残るため重要書類にも使用することができます。また改ざんされにくいというメリットがあります。気になってくるのは電子印鑑のセキュリティー面です。

これは、電子印鑑のサービスを提供している会社によって差があるので、購入を検討してみようと考えている方は、特にセキュリティー面を意識して会社を選ぶようにすることをおすすめします。

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聞くだけでちょっと難しそうな印鑑証明書

印鑑が関連する書類というと、まず印鑑証明という言葉をイメージされる方が多いのではないでしょうか。印鑑証明書は、家やマンションなど不動産に関連するものを購入する際や自動車の購入、遺産を相続する際やお金の賃借などに関わる公正証書など作成する時に必要となるとても重要な証明書です。この印鑑証明に必要となる印鑑は、知識のおさらいでも登場した実印です。契約書類に捺印された印鑑は、「市区町村役所へ印鑑登録を済ませて第3者からも信頼の証として印鑑証明書を受けた印鑑です。」と証明してくれる証書になります。

このため、先ほどご紹介したような売買や取引をする際には、実印と印鑑証明書がセットで必要になってくるということになります。また、実印を登録すると印鑑登録証というカードが発行されるので無くさないように大切に保管しましょう。印鑑証明書を発行したい場合には、先ほどの印鑑登録証のカードを持って各市区町村の役所か証明書発行センターで手続きを行います。もし、マイナンバーカードをお持ちの方であればコンビニエンスストアのコピー機からも発行することが可能です。

この印鑑証明書で注意しなければいけないことが1つあります。それは有効期限です。印鑑証明書自体には有効期限はありません。登録内容に変更がなければ問題なくいつでも使用することができます。しかし、印鑑証明書を提出する先で有効期限のルールが設けられていることがあります。特に多いパターンとして「発行から3ヶ月以内のもの」「発行から6ヶ月以内のもの」が挙げられます。このため、印鑑証明書を印刷しに行くのが面倒だから多めに印刷しておこうと考えて印刷してしまうと、結果として有効期限が切れてしまい使用できないという事に陥るので必要な時に必要な枚数分だけ印刷する事をおすすめします。

 

まとめ

意外と知らない便利な印鑑の電子化という進化は、これからますます活発に使用されていく可能性が高いため、ぜひ一度検討してみてください。ペーパーレスが進みコスト削減にも繋がります。また、印鑑の種類や使い方には種類やルールがありますが、その中でも実印と印鑑証明書はとても重要です。実印を購入する際は、改ざんや複製をされないセキュリティー面のしっかりとしたものを選ぶように注意してください。 

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